Beste tips om een vergadering gestructureerd te laten verlopen

Het is natuurlijk belangrijk om een vergadering goed te voeren. Met de juiste structuur is dit ook mogelijk. Veel mensen zien op tegen een vergadering. Vaak wordt het beschouwd als niet effectief, chaotisch en duurt het vaak ook te lang. Daarnaast worden er vage besluiten genomen en is het niet prettig om te vergaderen. Graag delen we de beste tips om een vergadering gestructureerd te laten verlopen. Je zal nooit meer een zinloze vergadering hebben. Iets wat natuurlijk wel prettig is. Laten we snel starten met het delen van de tips.

Is het wel nodig om te vergaderen?

De eerste tip is een vraag. Het is de vraag of het wel nuttig is om te gaan vergaderen. Lekker bij elkaar gaan zitten is natuurlijk niet verstandig als je nog veel meer ander werk te doen hebt. Het is belangrijk om te vergaderen als het niet anders kan. Kan het gesprek ook gevoerd worden via de telefoon? Of met een e mail? Dan is het goed om dit te doen. Kies voor de juiste manier van communiceren. Je kunt soms op een andere manier effectiever je doel behalen dan door te gaan vergaderen.

Zorg dat het doel duidelijk is

Het is belangrijk, dat alle deelnemers van de vergadering weten, wat er op het programma staat. Weten ze allemaal wat er gaat gebeuren? Wat is de agenda en wat gaan we bespreken? Door iedereen op tijd uit te nodigen en te delen wat de onderwerpen en het doel is van de vergadering is het mogelijk om het maximale eruit te halen. Iedereen kan actief meedoen.

Wie is de voorzitter van de vergadering?

Is er een voorzitter die de vergadering leidt? Wat is de structuur en stijl van voorzitten? Het is belangrijk om een motiverende vergadering te verzorgen. De voorzitter laat iedereen aan het woord en geeft iedereen de mogelijkheid om zijn input te geven. Noteert hij ook alle actiepunten?

Wat is de rol van alle deelnemers?

Zorg dat alle deelnemers weten wat hun rol is in de vergadering. Moeten ze kritisch zijn? Nadrukkelijk aanwezig zijn of moeten ze juist goed luisteren om dan hun oordeel te geven over de besproken zaken? Laat iedereen weten wat je van ze verwacht.

Een goede voorbereiding

Boven alles is een goede voorbereiding van groot belang. Het is belangrijk, omdat je dan het meeste uit de vergadering zult halen. Een goede voorbereiding is 80 procent van het uiteindelijke succes zegt men wel eens. Zorg voor de juiste handouts, een goede agenda en daarnaast ook een positieve toon.

Het notuleren

Natuurlijk is het ook belangrijk om een kort gespreksverslag te maken van wat er is besproken. Wat zijn de actiepunten? Waar kom je nog op terug? Wat moet er nog gebeuren. Koppel alles aan een persoon om zo een effectief vervolg te geven aan de vergadering.

Nog een paar korte tips ten aanzien van de houding tijdens de vergadering: